Organizzazione eventi

La UO Comunicazione istituzionale, su autorizzazione del Magnifico Rettore, fornisce supporto e consulenza al personale dell’Ateneo per l’organizzazione di eventi e convegni:

• contatti con il comitato organizzatore dell'iniziativa ed elaborazione del progetto generale dell'evento;
• predisposizione del budget preliminare dell'evento;
• ricerca della sede e definizione della ricettività alberghiera;
• coordinamento delle attività per la creazione dell'immagine coordinata e dell'impostazione grafica del materiale a stampa (inviti, brochure, locandine);
• gestione e selezione della mailing list delle autorità interne ed esterne all'Ateneo per la spedizione degli inviti (per prendere visione della mailing list scrivere a comunicazione@unipr.it);
• spedizione materiale cartaceo e affissione locandine;
• coordinamento logistico prima e durante l'evento (coordinamento staff di supporto, preparazione materiale per partecipanti, allestimento sala, organizzazione servizi tecnici, help desk, servizi di interpretariato, servizi di coffee break);
• rapporti con i fornitori;
• contatti con i relatori (lettere invito, supporto logistico);
• organizzazione programma sociale per partecipanti e accompagnatori (cene di gala, escursioni, visite alla città, eventi musicali e teatrali);
•  predisposizione di modulistica specifica (schede di registrazione, attestati di partecipazione, richiesta di materiale informativo).

La UO Comunicazione istituzionale può fornire inoltre il seguente materiale, la cui disponibilità deve essere di volta in volta verificata:

1. cartelline portadocumenti formato A4 con il logo dell'Ateneo;
2. block notes formato A4 o formato A5 con il logo dell'Ateneo;
3. biro o matita con il logo dell'Ateneo;
4. Breve guida breve all'Ateneo, versione italiana e inglese (40 pagine);
5. Mappa delle sedi dell'Ateneo in città;
6. Shopper con il logo dell'Ateneo.