Organizzazione eventi

La UO Comunicazione istituzionale, su autorizzazione del Magnifico Rettore, fornisce supporto e consulenza al personale dell’Ateneo per l’organizzazione di eventi e convegni:

• contatti con il comitato organizzatore dell'iniziativa ed elaborazione del progetto generale dell'evento;
• predisposizione del budget preliminare dell'evento;
• ricerca della sede e definizione della ricettività alberghiera;
• coordinamento delle attività per la creazione dell'immagine coordinata e dell'impostazione grafica del materiale a stampa (inviti, brochure, locandine);
• gestione e selezione della mailing list delle autorità interne ed esterne all'Ateneo per la spedizione degli inviti (per prendere visione della mailing list scrivere a comunicazione@unipr.it);
• spedizione materiale cartaceo e affissione locandine;
• coordinamento logistico prima e durante l'evento (coordinamento staff di supporto, preparazione materiale per partecipanti, allestimento sala, organizzazione servizi tecnici, help desk, servizi di interpretariato, servizi di coffee break);
• rapporti con i fornitori;
• contatti con i relatori (lettere invito, supporto logistico);
• organizzazione programma sociale per partecipanti e accompagnatori (cene di gala, escursioni, visite alla città, eventi musicali e teatrali);
•  predisposizione di modulistica specifica (schede di registrazione, attestati di partecipazione, richiesta di materiale informativo);
• fornitura di merchandising e pubblicazioni istituzionali.