Linea Guida utilizzo "cartella condivisa" delle stampanti multifunzione
L'uso delle stampanti-scanner di documenti può comportare diversi rischi per la privacy e la sicurezza dei dati. Di seguito elenchiamo i principali:
- Divulgazione non autorizzata dei documenti: Se i documenti digitalizzati contengono informazioni di particolare importanza per l’Ateneo, come dati personali, finanziari o di proprietà intellettuale, esiste il rischio che tali informazioni vengano divulgate involontariamente o cadano nelle mani sbagliate.
- Memorizzazione dei documenti digitalizzati: Le stampanti-scanner possono mantenere una copia dei documenti digitalizzati nella memoria interna o su schede di memoria. Se queste copie non vengono eliminate correttamente, possono essere accessibili a terzi che possono recuperare le informazioni contenute nei documenti.
- Accesso non autorizzato alla rete: Le stampanti scanner sono connesse alla rete di Ateneo. Se la stampante non è correttamente protetta, potrebbe consentire l'accesso non autorizzato alla rete, aprendo la possibilità di attacchi informatici o di furto di dati.
- Vulnerabilità dei dati durante la trasmissione: Quando i documenti digitalizzati vengono inviati possono essere vulnerabili agli attacchi di intercettazione o di accesso non autorizzato durante la trasmissione.
- Rischi di hacking e malware: Poiché la stampante/scanner è connessa a una rete, potrebbe essere soggetta a hacking o a infezioni da malware. Questo potrebbe consentire agli attaccanti di accedere ai documenti digitalizzati, installare software dannosi o sfruttare altre vulnerabilità di sicurezza.
Per mitigare questi rischi sono da tempo implementate le seguenti misure:
- la stampante è protetta da password e l'accesso è limitato solo a persone autorizzate;
- per la trasmissione dei documenti digitalizzati attraverso la rete vengono utilizzati protocolli di crittografia;
- il firmware della stampante viene mantenuto aggiornato.
A partire dalla data del 1° maggio 2024 saranno inoltre introdotte le seguenti misure a cui si raccomanda di prestare la MASSIMA ATTENZIONE:
- l’utilizzo della funzione SCAN TO DISK (salvataggio del documento scansionato su disco) deve essere riservato ai casi particolari in cui la dimensione del file prodotto non permetta l’invio tramite mail (SCAN TO MAIL);
- le copie digitali dei documenti cartacei, dopo aver completato il processo di scansione, vengono giornalmente eliminate dalle cartelle di appoggio sui file server. Quindi, nessun documento rimarrà presente nella cartella condivisa della stampante.
