- Quali sono i livelli di autorizzazione nel nuovo Regolamento Missioni?

La principale novità introdotta dal nuovo Regolamento prevede che ogni missione abbia 2 livelli di autorizzazione:

  • l’autorizzazione allo svolgimento a cura del responsabile diretto del richiedente come da organigramma (in analogia con il processo di gestione delle presenze);
  • l’autorizzazione alla spesa a cura del responsabile della struttura a cui è assegnato il fondo su cui graverà il costo della missione.

Inoltre il responsabile diretto autorizzerà anche l’uso di eventuali mezzi di trasporto straordinari.

(art.4 del “Regolamento missioni e trasferte e relativi rimborsi spese”)

- E' possibile utilizzare i vecchi moduli cartacei?

La risposta è NO, perchè:

  • dal 04 giugno 2018, il personale tecnico-amministrativo che afferisce alle strutture dell'Amministrazione Centrale e la cui missione sarà spesata su fondi gestiti da strutture della stessa Amministrazione Centrale;
     
  • dal 1 ottobre 2018, tutto il personale (docente e non docente) che afferisce ai 3 Dipartimenti "pilota":
    • Dipartimento di Ingegneria e Architettura;
    • Dipartimento di Scienze Chimiche, della Vita e della Sostenibilità Ambientale;
    • Dipartimento di Scienze Economiche e Aziendali;
       
    e le cui missioni siano spesate su fondi gestiti da strutture della stessa Amministrazione Centrale o dei 3 Dipartimenti "pilota"
    non può utilizzare i moduli cartacei, ma utilizzare esclusivamente il sistema U-Web - LE MIE MISSIONI;

     
  • negli altri casi:
    • personale docente e non docente che afferisce ai restanti 6 Dipartimenti e ai Centri;
    • personale che si reca in missione spesata con fondi gestiti dai restanti 6 Dipartimenti e dai Centri;
    • personale non dipendente, personale con contratti assimilati a lavoro dipendente, assegnisti, borsisti, dottorandi e in generale per tutte le categorie di richiedenti non precedentemente citate;
    • di disservizio che renda inutilizzabile il sistema U-Web - LE MIE MISSIONI;
    si dovrà invece richiedere l'autorizzazione a svolgere la missione con i nuovi moduli cartacei AFST03 e AFST05 aggiornati al nuovo Regolamento Missioni entrato in vigore il 4 giugno 2018.

 

- Cosa si intende per luogo di partenza e di arrivo della missione? Cosa si intende per durata di una missione?

La durata di una missione è il tempo compreso tra l’ora di partenza dal luogo sede di servizio e l’ora di rientro nella medesima sede.

In presenza di particolari esigenze di flessibilità, efficienza, durata ed economicità, la missione (o la trasferta) può essere autorizzata ad iniziare e/o terminare nel luogo di residenza o in altro luogo indicato nella richiesta di missione.

(art 5 comma 2  del “Regolamento missioni e trasferte e relativi rimborsi spese”)

- E’ possibile (es. per motivi di soggiorno personali, ecc…) raggiungere anticipatamente il luogo della missione o posticipare il rientro?

La partenza e/o il rientro di una missione può essere anticipata e/o posticipato nel limite complessivo dei 3 giorni rispetto alle date di svolgimento della missione.

Il richiedente, nella richiesta di autorizzazione, dovrà aggiungere anche i giorni di viaggio necessari per raggiungere o rientrare dal luogo di svolgimento della missione indicandoli come tratte in "sospensione dalla missione".
I periodi di "sospensione dalla missione" danno il diritto al solo rimborso del viaggio necessario per lo spostamento, mentre non sono ammessi rimborsi di altre spese.

(art 5 comma 4  del “Regolamento missioni e trasferte e relativi rimborsi spese”)

- Quali sono i passi per compilare il rimborso delle spese sostenute in missione con l'applicativo U-Web - LE MIE MISSIONI?

La seguente procedura da seguire per richiedere il rimborso delle spese sostenute con U-Web - LE MIE MISSIONI è descritta anche nelle Linee guida per l'INSERIMENTO di richiesta missione e richiesta rimborso:

  1. una volta effettuata la missione è necessario accedere a U-Web - LE MIE MISSIONI e dichiarare l'effettuazione o la non effettuazione della missione confermando o meno la durata (Capitolo 6 delle stesse Linee guida);
  2. scegliere poi COMPILA RIMBORSO e inserire le singole spese sostenute così come descritto nel Capitolo 7 delle Linee guida;
  3. una volta completato il dettaglio di tutte le spese sostenute si deve inoltrare la richiesta rimborso che farà recapitare all'ufficio missione competente una notifica email;
  4. in presenza di scontrini cartacei sarà inoltre necessario inviarli allo stesso ufficio missione, secondo le stesse modalità utilizzate anche con la precedente procedura (posta interna, consegna manuale, ecc...), scrivendo sulla busta il proprio nome, il luogo e le date della missione e/o includendo la stampa del riepilogo della missione (può bastare la stampa della 1^ pagina cioè l'intestazione, ndr), che si ottiene premendo sull'icona Stampa da U-Web - LE MIE MISSIONI.

 

- Durante i giorni di missione è già possibile iniziare a compilare l'elenco delle spese sostenute?

, se si sta effettuando una missione di più giorni e si vuole iniziare ad inserire gli scontrini delle spese sostenute al fine di alleggerire il lavoro di compilazione della richiesta rimborso da effettuarsi al ritorno, con l'applicativo U-Web - LE MIE MISSIONI è possibile.

Avendo a disposizione una connessione e un pc (o un tablet o uno smartphone) collegandosi a U-Web - LE MIE MISSIONI, una volta che l'ufficio missioni avrà autorizzato con il Visto Contabile, basterà entrare in visualizzazione della missione inserita e cliccando su MODIFICA, nella sezione Spese a Consuntivo, si potranno inserire le spese, sia copiando le voci già inserite nella sezione Spese a Preventivo, sia aggiungendo nuove spese legate ai giustificativi ricevuti.

Una volta ritornati dalla missione si potrà procedere con la richiesta di rimborso, così come descritto nelle Linee Guida (e nella FAQ precedente, ndr), e, dopo aver dichiarato la "Missione effettuata", entrando nella sezione Spese a Consuntivo la troveremo già compilata in parte e pronta per essere completata e inviata.

 

Quali sono i Riferimenti Locali cui chiedere informazioni per avere un primo livello di assistenza?

I Riferimenti Locali (RL) sono una o più figure designate per ciascuna Area Dirigenziale e Dipartimento, debitamente formate, che svolgeranno l’attività di supporto di 1° livello agli utenti afferenti alla stessa struttura in fase di richiesta di missione e/o richiesta di rimborso delle spese sostenute.

Il loro supporto è decisivo per la corretta scelta della tipologia di missione, al fine della corretta imputazione dei costi di missione al budget/progetto.

Se il Riferimento Locale si troverà davanti una problematica che non sa gestire dovrà rivolgersi al supporto di 2° livello tramite l’apertura di una richiesta di assistenza compilando il modulo online Helpdesk Missioni

Riferimenti Locali Amm.ne Centrale

Riferimenti Locali Dipartimenti

 

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